Woo-verzoek

Bron: drie verzoeken uit 2026 (gemeente en provincie). Zie praktijk. Regels achter de blokken: reikwijdte, zoekslag, beleidsopvattingen, milieu-informatie.

Regels

  1. Eén verzoek per soort informatie. Splits onderzoeksgegevens (klein, snel, milieu-informatie) van besluitvorming (groot). Vraag de verzoeken niet aan elkaar te koppelen. Het kleine verzoek komt dan niet vast te zitten.
  2. Nummer de onderdelen doorlopend (1, 2, 3 …). Groepeer ze met letters (A, B …) als het verzoek groot is. Elk onderdeel is één soort document. Zo kunt u later per nummer inperken, faseren en controleren.
  3. Noem concrete documentsoorten: collegevoorstel, besluitenlijst, gespreksverslag, rekenbestand. Noem bekende zaaknummers, data en namen van overleggen.
  4. Vraag zakelijke sms-, WhatsApp- en Teams-berichten en agenda's in aparte onderdelen. Anders zoekt het bestuursorgaan daar niet. Ook berichten op privételefoons vallen eronder (reikwijdte). 4a. Vraag concepten uitdrukkelijk. Anders worden zij niet geïnventariseerd (beleidsopvattingen). 4b. Vraag documenten, geen antwoorden of nieuwe overzichten (reikwijdte).
  5. Zet de afspraken over de afdoening al in het verzoek (blok "Wijze van afdoening"). In een later geschil verwijst u ernaar.
  6. Noem zoektermen als losse woorden, niet als combinaties. Zoek "schiet", niet "schietbaan [plaats]".
  7. Sluit af met de zin dat het verzoek geen zienswijze of bezwaar is.
  8. Dien in via het webformulier van het bestuursorgaan. Bewaar de ontvangstbevestiging en het zaaknummer.

Tekst

**Onderwerp**

Woo-verzoek [onderwerp] [locatie]

**Welke documenten?**

[A. Groep]

1. [Documentsoort], waaronder [voorbeelden], inclusief conceptversies en bijlagen.
2. ...

[B. Groep]

3. ...

[n]. Zakelijke e-mail, sms-, WhatsApp- en Teams-berichten van betrokken ambtenaren en bestuurders over dit dossier.
[n]. Agenda's en gespreksverslagen van de betrokken portefeuillehouder(s) over dit dossier.

**Periode**

[1 januari JJJJ] tot en met de datum van indiening van dit verzoek.

**Toelichting**

[Context in twee of drie zinnen: wat speelt er, welke zaaknummers zijn bekend.]

Op grond van artikel 5.2, eerste lid, Woo gelden feiten, prognoses, beleidsalternatieven, de gevolgen daarvan en andere onderzoeksgegevens niet als persoonlijke beleidsopvattingen. Zij worden ook uit documenten voor intern beraad verstrekt. Dat een stuk nog een concept is, is op zichzelf geen weigeringsgrond.

[Bij milieu-informatie:] De gevraagde stukken bevatten milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a Wet milieubeheer. De uitzonderingsgronden worden daarop, mede gelet op het Verdrag van Aarhus en Richtlijn 2003/4/EG, restrictief uitgelegd. Voor emissiegegevens gelden het eerste en tweede lid van artikel 5.1 Woo niet (artikel 5.1, zevende lid, Woo).

**Wijze van afdoening**

1. Ik verzoek om een inventarislijst, als spreadsheet (CSV of Excel), met per document: registratienummer, datum, afzender, geadresseerde, korte omschrijving en de beslissing. Bij weigering: een motivering per document en per weggelaten passage, met de uitzonderingsgrond.
2. Bij weglakken van namen (artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo) blijven functie, rol en organisatie-eenheid zichtbaar.
3. Betrek ook documenten die door derden zijn opgesteld en door u zijn ontvangen. Berust een document niet bij u, zend het verzoek dan door (artikel 4.2, eerste lid, Woo jo. artikel 2:3 Awb). Hoort het bij u te berusten maar ligt het bij een derde, vorder het dan op (artikel 4.2, tweede lid, Woo).
4. Vindt u over een onderdeel niets, vermeld dat dan per onderdeel in het besluit, met de doorzochte systemen en archieven, de zoektermen en de periode. Zoektermen in ieder geval: [term]; [term]; [term].
5. Al openbaar gemaakte stukken hoeven niet opnieuw, mits u de vindplaats met hyperlink noemt.
6. Met gefaseerde afdoening ga ik akkoord, mits schriftelijk bevestigd met een tijdpad en mits de onderdelen [nummers] eerst worden afgedaan.
7. Vraagt u een zienswijze van een derde, houd de overige documenten dan niet aan. Een verzoek om precisering van een onderdeel schort de behandeling van de andere onderdelen niet op.
8. Vorm (artikel 4.5, eerste lid, Woo): losse, doorzoekbare bestanden (geen scan van een print). Bij e-mail de kopgegevens (datum, tijd, afzender, geadresseerde, cc, onderwerp) intact en de berichtenreeksen compleet, met bijlagen. [Bij rekenmodellen: ook de invoer- en rekenbestanden, zoals AERIUS-bestanden.]
9. Bewaar de documenten waarop dit verzoek ziet, ook chatberichten op werk- en privételefoons (artikel 4.1a Woo).
10. Graag een schriftelijke bevestiging van de ontvangstdatum en het zaaknummer.

[Ik dien tegelijk een afzonderlijk verzoek in over [onderwerp]. Houd de behandeling van dit verzoek daar niet op.]

Dit verzoek is uitsluitend een informatieverzoek op grond van de Woo. Het is geen zienswijze, bezwaar of ander processtuk.