Zoekslag, inventarislijst en lakken
Regel
- Het bestuursorgaan zoekt zorgvuldig en maakt inzichtelijk hoe. Vier elementen (ECLI:NL:RVS:2022:3027, r.o. 5.1; ECLI:NL:RVS:2024:480, r.o. 4.1):
- welke systemen zijn geraadpleegd;
- welke zoektermen zijn gebruikt;
- welke vragen welke relevante personen kregen;
- welke schifting daarna is gemaakt.
- Zegt het bestuursorgaan dat er niet meer is, en is dat niet ongeloofwaardig? Dan moet u aannemelijk maken dat een document er toch is. Een enkele stelling is niet genoeg (ECLI:NL:RVS:2022:3027, r.o. 6 en 6.2).
- Vanaf ontvangst moet het bestuursorgaan de gevraagde documenten bewaren (art. 4.1a Woo).
Wat u in het verzoek vraagt
| Vraag | Waarom |
|---|---|
| Zoek in: e-mail (ook van vertrokken medewerkers), chat (WhatsApp, Signal, Teams, sms; ook privételefoons), agenda's, gedeelde mappen, zaaksysteem, archief | Wat niet genoemd is, wordt vaak niet doorzocht (praktijk). Chat op privételefoons valt eronder (ECLI:NL:RVS:2019:899) |
| Lijst van zoektermen, als losse woorden en deelwoorden | Beperkt discussie over de reikwijdte. Een korte term geeft ruis (Witboek: "NAM" vond ook "namens") |
| Zoekverantwoording met het besluit: systemen, termen, personen, schifting | De vier elementen uit de rechtspraak |
| Inventarislijst vóór het besluit | U kunt versmallen voordat er gelakt wordt (praktijk) |
| Inventarislijst als spreadsheet (CSV of Excel), met datum, afzender, ontvanger, onderwerp en grond per document | Doorzoekbaar en controleerbaar (Witboek, FAIR-tips) |
| Losse, doorzoekbare bestanden; geen scan van een print | art. 2.4 lid 3 Woo; zie procedure |
| Concepten, als u die wilt | Anders worden zij niet geïnventariseerd (beleidsopvattingen) |
Sjabloon: verzoek.
Een onvolledige zoekslag aantonen
Concreet aanwijzen werkt. Een algemene twijfel niet.
| Aanwijzing | Voorbeeld |
|---|---|
| Een document verwijst naar een stuk dat niet is verstrekt | "Zie de notitie van 3 maart" |
| Een e-maildraad stopt halverwege | Antwoord zonder de vraag; doorgestuurd bericht zonder het origineel |
| Een vergadering zonder agenda, verslag of actielijst | Agenda-uitnodiging wel, verslag niet |
| Een periode zonder stukken | Niets van voor of na een datum, terwijl het besluit zelf eerdere contacten noemt |
| Een betrokkene ontbreekt | Wethouder of extern adviseur nergens als afzender of ontvanger |
| Een bron ontbreekt in de zoekverantwoording | Geen chat, geen agenda's, geen telefoons |
| Minder zoektermen gebruikt dan u gaf | Zoekverantwoording noemt drie van de tien termen |
- Zet deze aanwijzingen in bezwaar per punt, met verwijzing naar het document en de pagina.
- In beroep: vraag de rechter de zoekverantwoording en de ongelakte stukken op te vragen (art. 8:42, 8:45, 8:29 Awb).
- Meer voorbeelden uit eigen zaken: praktijk.
Inventarislijst toetsen
Model van het Rijk (instructie § 5.1.1-5.1.3):
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Nr. en document | Nummer, soort, datum, onderwerp |
| Beoordeling | Reeds openbaar (met vindplaats), openbaar, deels openbaar, niet openbaar |
| Woo | Grond per document, bijv. 5.1.2e, 5.2.1 |
| Afzender, ontvanger | Organisatie of functie |
- De lijst bevat alle documenten die bij het besluit zijn betrokken. Niet: documenten die (in overleg) buiten het verzoek vallen (instructie § 5.1.1).
- Categoriseren mag alleen voor vrijwel gelijksoortige documenten over hetzelfde onderwerp, bijv. een e-mailreeks (instructie § 5.1.2). "312 e-mails, 5.1.2e" is te grof.
- Integraal geweigerde documenten staan wel op de lijst, maar worden niet meegestuurd (instructie § 5.1.5).
- Een document dat "reeds openbaar" is, heeft een vindplaats. Controleer die.
Lakken toetsen
- Beoordeling per zelfstandig onderdeel, zoals een alinea. Niet per zin (ECLI:NL:RVS:2018:314, r.o. 5.2).
- Per gelakte passage staat de grond in het document en op de lijst, bijv. "5.1.2e" (instructie § 5.1.3). Bij meerdere redenen onder dezelfde grond (bijv. art. 5.1 lid 2 onder i) moet het onderscheid per passage zichtbaar zijn (instructie § 5.1.3).
- Zichtbaar waar gelakt is; tussenkopjes blijven zo mogelijk leesbaar (instructie § 5.1.5).
- Blijft na lakken alleen onbegrijpelijke of niet-wezenlijke informatie over, dan mag het hele onderdeel dicht (instructie § 5.1.6-5.1.7). Vraagt u juist naar het verloop van een proces? Zeg dat. Dan is planningsinformatie wel wezenlijk (instructie § 5.1.7).
- Signalen van te ruim lakken:
- dezelfde passage in het ene document open, in het andere dicht;
- een hele bijlage met alleen cijfers dicht (feiten; zie beleidsopvattingen);
- kopgegevens van e-mail dicht (afzender, datum, onderwerp);
- namen van bedrijven of organisaties dicht als "persoonlijke levenssfeer";
- invoergegevens van rekenmodellen dicht (bij milieu: emissiegegevens).
Groot verzoek: samen zoeken
Praktijk uit het Witboek (bron: Woo Witboek, tips 4-5):
- Groningse aanpak: een informatiespecialist zet de mailboxen en mappen van betrokken functies in een eDiscovery-programma (bijv. ZyLAB, Indica, Intella). Zoeken gaat dan snel en volledig. Gewone Outlook toont maar 250 resultaten per zoekopdracht.
- Stel de zoekopdracht samen op. Toets de eerste resultaten en verfijn. Sluit ruis uit (declaraties, Klic-meldingen). Gebruik combinaties: "energie" alleen samen met "gas".
- Vraag een onderwerpenlijst of thematische indeling van wat er is. Kies dan wat u eerst wilt (prioriteren) of alleen wilt (specificeren).
- Bied aan mee te kijken. Dat verlaagt de werklast en voorkomt later bezwaar over de zoekslag.
- Leg afspraken over zoektermen en bronnen schriftelijk vast. Zie overleg.