Praktijk
Bron: drie verzoeken uit 2026 over één ruimtelijk dossier. Twee verzoeken bij een gemeente (onderzoeksgegevens; besluitvorming), één bij een provincie.
Verzoek formuleren
- Splits klein en groot. Een smal verzoek om onderzoeksgegevens kan binnen vier weken. Een breed verzoek over besluitvorming niet. Samen in één verzoek wacht het kleine deel op het grote.
- Nummer elk onderdeel. Inperken, faseren en controleren gaat daarna per nummer.
- Zet de afspraken over de afdoening al in het verzoek: inventarislijst, zoekverantwoording, fasering, vorm. Sjabloon: verzoek.
- Vraag chatberichten en agenda's in aparte onderdelen. Anders worden zij niet doorzocht.
- Milieu-informatie: noem dat in het verzoek, met artikelen (milieu-informatie).
Verdaging en opschorting
- Verdaging om vakantie of reces voldoet niet aan de eisen (procedure). Het bestuursorgaan houdt de verdaging toch vaak vol. Leg de einddatum schriftelijk vast. Sjabloon: reactie-verdaging.
- "Een zienswijze schort de termijn op" klopt alleen na de juiste mededeling (procedure). Controleer die mededeling altijd.
- Instemming met uitstel is een ruilmiddel. Geef haar alleen tegen een schriftelijk tijdpad (overleg).
Overleg en prioritering
- Een gesprek met het bestuursorgaan is het overleg van art. 4.2a Woo. Leg het daarna per e-mail vast (overleg).
- Inperken tegen een tijdpad werkt alleen als het bestuursorgaan het tijdpad bevestigt. Zonder bevestiging: houd het hele verzoek in stand en zeg dat.
- Splits naar herkomst. Stukken van andere bestuursorganen hebben geen zienswijze nodig en kunnen eerst.
- Lever zoektermen als losse woorden en deelwoorden.
- Vraag de inventarislijsten vóór het besluit, zodat u kunt versmallen.
- Een lange e-mail met veel voorwaarden kan als druk overkomen. Het bestuursorgaan reageert dan defensief. Houd berichten kort. Sjabloon: overleg.
Termijnbewaking
- Reken elke termijn uit (termijn berekenen). Noteer de einddatum direct.
- Stel in gebreke op de dag na de laatste dag. Niet eerder (rechtsmiddelen). Sjabloon: ingebrekestelling.
- Druk komt niet van een Awb-dwangsom, maar van het beroep en de dwangsom van de rechter (rechtsmiddelen).
- Twee weken na ontvangst van de ingebrekestelling: beroep. Sjabloon: beroep-niet-tijdig.
Besluit controleren
Toets het besluit en de inventarislijst op:
| Toets | Voorbeeld van een gebrek |
|---|---|
| Ontbrekende stukken | Een e-maildraad stopt halverwege. Het besluit noemt zelf stukken die niet zijn verstrekt. |
| Zoekplaatsen | Alleen e-mail, SharePoint en zaaksysteem. Geen chatberichten, geen agenda's. |
| Zoektermen | Minder termen gebruikt dan de verzoeker gaf. |
| Periode | Geen stukken van vóór of na een bepaald jaar, terwijl het besluit zelf eerdere gesprekken noemt. |
| Lakken | Dezelfde passage in het ene stuk gelakt, in het andere niet. Invoergegevens van een rekenmodel gelakt. Kopgegevens van een e-mail gelakt. |
| Inventarislijst | Geen datum, afzender of geadresseerde per document. |
Vraag de rechter om de zoekverantwoording en de ongelakte stukken (art. 8:42, 8:45 en 8:29 Awb).
Casussen
| Zaak | Verloop | Uitkomst |
|---|---|---|
| Gemeente, onderzoeksgegevens (klein) | Verdaging om vakantie. Ingebrekestelling na verdaagde termijn. Beroep na twee weken. | Besluit vijf weken na het beroep. Zoekslag en lakken betwist in hetzelfde beroep (art. 6:20 lid 3 Awb). |
| Gemeente, besluitvorming (28 onderdelen) | Gesprek; aanbod tot inperking tegen tijdpad. Geen tijdpad. Ingebrekestelling en beroep. | Besluit na het beroep. Zoekslag onvolledig; beroep loopt door. |
| Provincie (28 onderdelen) | Overleg over prioritering per e-mail. Opschorting met art. 4:8 Awb. Ingebrekestelling na opschorting. | Besluit binnen de twee weken na de ingebrekestelling, met inventarislijst. |
Les: een ingebrekestelling en een beroep leveren een besluit op. Overleg zonder schriftelijk tijdpad levert niets op.