Overleg met het bestuursorgaan

Recht: procedure. Praktijk: Woo Witboek (journalisten, 2024) en praktijk (eigen zaken).

Uitgangspunt

Bij een omvangrijk verzoek moet het bestuursorgaan vóór het einde van de beslistermijn met u overleggen over prioritering. Het verstrekt zo veel mogelijk in de volgorde die u wilt (art. 4.2a Woo).
Overleg schort de termijn niet op. Alleen uw schriftelijke instemming met uitstel doet dat (art. 4:15 lid 2 onder a Awb).
Overleg zonder schriftelijk tijdpad levert in de praktijk niets op (praktijk).
Werkt u bij een groot verzoek niet mee aan redelijk uitstel? Dan kan de rechter later de proceskosten weigeren (art. 8.4 lid 3 Woo). Overleg dus wel, maar ruil.

Vraag	Waarom	Bron
Wie behandelt het verzoek, en hoe bereik ik die?	Een vaste contactpersoon; even bellen scheelt weken	Witboek tip 3
Een onderwerpenlijst of thematische indeling van wat er is	U kunt gericht kiezen	Witboek tip 6
De inventarislijst, vóór het lakken	U kunt versmallen; minder werk voor beide	Witboek tip 6; praktijk
Hoeveel documenten, uit welke bronnen	Zicht op de omvang	zoekslag
Een realistische beslisdatum, schriftelijk	Houvast. Het Witboek noemt: duidelijkheid binnen 1 à 1,5 week, een concrete datum na de eerste inventarisatie	Witboek tip 8
Deelbesluiten: het makkelijke deel eerst	Toegestaan (ECLI:NL:RVS:2019:899, r.o. 6)
Eerst een tranche van de 50-100 belangrijkste documenten	Snel resultaat; uw recht op de rest blijft	instructie § 3.3.2
Stukken van andere bestuursorganen eerst	Meestal geen zienswijze nodig	praktijk
Welke derden om een zienswijze worden gevraagd, met welke termijn	Alleen wie naar verwachting bedenkingen heeft (art. 4:8 Awb); 1-2 weken	Witboek tip 9
Stukken zonder zienswijze alvast verstrekken	Uitgestelde verstrekking geldt alleen voor stukken met bezwaar van een derde	art. 4.4 lid 5 Woo
Vertrouwelijke voorinzage	Zie hieronder	art. 5.7 Woo
Wie tekent het besluit? Hoe lang duurt de parafenlijn?	De "lijn" vertraagt vaak weken	Witboek tip 10

U geeft	Alleen tegen
Prioritering: wat eerst	Een schriftelijk tijdpad per tranche
Specificatie: wat niet meer hoeft	Bevestiging dat de rest vervalt, niet "later"
Instemming met uitstel (art. 4:15 lid 2 onder a Awb)	Een schriftelijke einddatum. Formuleer de instemming voorwaardelijk
Zoektermen en bronnen	Opname in de zoekverantwoording
Meedenken bij het filteren	Inzicht in de resultaten (zie zoekslag)

Prioriteren kan specificeren worden: na de eerste tranche wilt u de rest misschien niet meer (Witboek tip 6). Beslis dat pas na de eerste tranche.
Specificeer niet weg wat u nodig hebt om de besluitvorming te reconstrueren: nota's aan het bestuur, e-mail rond beslismomenten, chat.

Grondslag: het bestuursorgaan kan voor historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek toegang geven tot niet-openbare informatie, of tot informatie waarvan de beoordeling onevenredig veel werk is (art. 5.7 lid 1 Woo).
Voorwaarde altijd: u verspreidt de informatie niet zonder voorafgaand Woo-besluit dat haar openbaar maakt (art. 5.7 lid 3). Overtreding is een misdrijf (art. 8.1 Woo).
Werkwijze: u ziet de ongelakte stukken, kiest wat u wilt, en alleen die stukken worden beoordeeld en gelakt.
Effect volgens het Witboek: 80 tot 90 procent minder documenten na voorinzage (Witboek tip 7).
Let op de geheimhoudingsverklaring:
- Geen voorwaarde dat u uw publicatie vooraf voorlegt. Dat raakt de persvrijheid.
- Leg vast dat informatie die u later uit een andere bron krijgt, niet onder de geheimhouding valt.
- Er is (nog) geen standaardmodel; het ACOI werkt eraan (Witboek, 2024). [niet geverifieerd]
Het bestuursorgaan hoeft geen voorinzage te geven ("kan"). Vraag het als een ruil: voorinzage tegen een kleiner verzoek.

Vraag het bestuursorgaan (Witboek tip 9):

alleen derden aan te schrijven die naar verwachting echt bedenkingen hebben;
u te melden wanneer zienswijzen zijn gevraagd en ontvangen (verplicht voor de opschorting: art. 4.4 lid 3-4 Woo);
derden alleen de relevante pagina's te sturen, met een termijn van één tot twee weken;
verlenging alleen bij een goed onderbouwd verzoek;
in het besluit te noemen welke bedenkingen zijn gevolgd en waarom.

Een gesprek is het overleg van art. 4.2a Woo. Stuur dezelfde dag een e-mail met de afspraken: wat, in welke volgorde, welke datum, wat er gebeurt als de datum niet wordt gehaald.
Vraag om bevestiging. Geen bevestiging: houd het hele verzoek in stand en zeg dat (praktijk).
Houd berichten kort. Een lange e-mail met veel voorwaarden maakt het bestuursorgaan defensief (praktijk).
Sjabloon: overleg.

Termijn verstreken: ingebrekestelling. Dat werkt beter dan nog een gesprek (praktijk).
Journalist of onderzoeker: klacht en bemiddeling bij het ACOI (rechtsmiddelen). Het ACOI kan ook een vastgelopen parafenlijn losmaken (Witboek tip 10).